Hinweise zur Datenverarbeitung

Die folgenden Datenschutz-Informationen gelten für die Datenverarbeitung durch Funke Mühe Rechtsanwälte und Notare (nachfolgend „FM Notare“).

1. Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Hessischen Landesdatenschutzgesetzes sind:

Dr. Sabine Funke
Dr. Christiane Mühe

Anschrift:

Taunusanlage 17
60325 Frankfurt am Main
Tel.: +49 69 707 9685 -0
Fax: +49 69 707 9685 – 55
E-Mail: mail@fm-notare.com

Der von uns für beide notariellen Geschäftsstellen benannte Datenschutzbeauftragte ist Herr Rechtsanwalt Dr. Frank Tykwer, welcher unter rechtsanwalt@dr-tykwer.de erreichbar ist. Als stellvertretende Datenschutzbeauftragte ist von uns Frau Notarfachwirtin Katharina Stern, welche unter stern@dsb-notare-aerzte.de erreichbar ist, benannt.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

Wenn Sie uns beauftragen, erheben wir folgende Informationen:

Geburtsdatum, Anrede, Titel, Vorname(n), Nachname, Geburtsname, ggf. Familien- und Güterstand,
E-Mail-Adresse,
Anschrift,
Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk) und
sonstige Informationen, die für die Wahrnehmung der Amtstätigkeit im Rahmen Ihres Auftrags notwendig sind.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

um Sie als unseren Auftraggeber identifizieren zu können;
um unsere Amtstätigkeit angemessen ausüben zu können;
aus einer rechtlichen Verpflichtung;
zur Korrespondenz mit Ihnen;
zur Rechnungsstellung;
zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist zu den genannten Zwecken nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde; gegebenenfalls ist sie auch nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich; ferner erfolgt sie gegebenenfalls nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung sowie nach § 10 Abs. 1 BeurkG und § 17 Abs. 1 BeurkG.

Die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten erfolgt teilweise in elektronischer Form in einer Notarverwaltungssoftware nach den Vorgaben der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV). Hierbei werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO i.V.m. § 6 NotaktVV getroffen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Soweit wir externe IT-Dienstleister für unsere elektronische Aktenführung oder Datensicherung einsetzen, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Notare gespeichert. Für die Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen gelten die Vorschriften der §§ 50 bis 53 NotAktVV in der jeweils geltenden Fassung. Danach werden Urkunden und Urkundenverzeichnisses regelmäßig 100 Jahre, Verwahrungs- und Generalakten 30 Jahre und Nebenakten grundsätzlich 7 Jahre aufbewahrt (§ 50 NotAktVV):

Die Daten werden nach Ablauf der Fristen gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von Geldwäsche-, steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus GWG, HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn

die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO für die Wahrnehmung unserer notariellen Amtstätigkeit notwendig ist,
für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, oder
Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.

Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Beteiligte und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte/Steuerberater) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden und Banken/Kreditinstitute zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Wahrnehmung unserer Amtstätigkeit. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter, Aktenvernichter und die NotarNet GmbH.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit eine Übermittlung zur Durchführung der notariellen Amtstätigkeit erforderlich ist.

Die notarielle Verschwiegenheitspflicht bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die der notariellen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

4. Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung etc.

Sie haben das Recht:

gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Amtssitzes wenden.

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@fm-notare.com